DỊCH VỤ KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO

Hàng tồn kho (HTK), tài sản cố định là những khoản mục thường chiếm tỷ trọng cao về giá trị trong cơ cấu tổng tài sản của một công ty, việc quản lý các tài sản của công ty luôn là việc cần được quan tâm và kiểm soát một cách chặt chẽ, khoa học. Do đánh giá được tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng tồn kho, tài sản của công ty nên trong qui định của chế độ kế toán cũng đã đề cập tại điều 23, Thông tư 200 như sau: “Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.” Việc kiểm kê ngoài mục đích chính là quản trị tốt việc sử dụng, quản trị mua hàng, bán hàng, quản trị số lượng tồn, quản trị chất lượng, quản trị chi phí lưu kho … hàng tồn kho, tài sản cho công ty thì việc này còn giúp quản trị tốt các rủi ro gặp phải khi có sự chênh lệch hàng tồn kho giữa thực tế và trên sổ sách theo dõi, như rủi ro liên quan tới luật thuế, hải quan, quản lý thị trường, lỗ hổng trong quản lý hàng tồn kho để xẩy ra mất mát trong thời gian dài gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty, …

Xác định tính cần thiết của việc kiểm kê thì việc chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối năm thì sẽ không đảm bảo yêu cầu về quản trị rủi ro đối với các công ty có lượng hàng tồn kho ra vào lớn, hàng tồn kho có giá trị cao, hàng tồn kho mà có nhiều mã hàng khác nhau (VD như các ngành bán lẻ, siêu thị, cửa hàng, …) hoặc hàng tồn kho dàn trải trên nhiều địa điểm (VD các chuỗi cửa hàng, …)

Việc kiểm kê hàng tồn kho không chỉ đơn giản là đếm số lượng thực tế mà việc này còn nhằm đạt được nhưng mục tiêu khác như sau: Đảm bảo rằng các thủ tục này tuân thủ các hướng dẫn của BGĐ đơn vị trong suốt quá trình kiểm kê nhằm xác định đầy đủ, chính xác số lượng HTK; Thông qua việc tham gia kiểm kê hiện vật HTK để xác định sự hiện hữu và đánh giá tình trạng của HTK như: hàng lỗi thời, chậm luân chuyển, hàng hư hỏng, giảm giá, hàng gửi bên thứ 3, hàng nhận giữ hộ; Cách bố trí lưu trữ có hợp lý theo mục đích quản trị, có tiết kiệm chi phí; Có các biện pháp an ninh đảm bảo tránh thất thoát hay không, … Do mục tiêu cần đạt được khá nhiều nên để công cuộc kiểm kê đạt kết quả tốt nhất thì những điểm chính cấn lưu ý như sau:

- Xác định thông tin chi tiết về địa điểm, thời gian kiểm kê, thành phần tham gia (của đơn vị và công ty Kiểm toán), các loại HTK và giá trị ước tính theo từng địa điểm/kho hàng; cách thức chọn mẫu tham gia kiểm kê của Kiểm toán viên (KTV)… (Nếu không phải chọn đếm 100%, nên xin trước số liệu HTK gần nhất trước ngày kiểm kho để chọn mẫu trước khi thực hiện kiểm kê thực tế).

- Thu thập kế hoạch kiểm kê và tài liệu hướng dẫn kiểm kê. Đánh giá tính đầy đủ, thích hợp của các tài liệu này.

+ Kế hoạch kiểm kê có được văn bản hóa; Kế hoạch đã lập có phù hợp thời gian thực tế kiểm kê hay không; Việc phân công kiểm kê có đảm bảo việc phân nhiệm rõ ràng hay không; Tham gia kiểm kê có bao gồm những người độc lập về trách nhiệm đối với các loại hàng được kiểm kê không,…

+ KTV cần thu thập tài liệu hướng dẫn của tất cả các khoản mục ở tất cả các địa điểm cho dù là có hay không tham gia kiểm kê. Kiểm tra xem các tài liệu hướng dẫn có được phát cho tất cả các nhân viên của KH sẽ tham gia kiểm kê và liệu các nhân viên này đã được phổ biến đầy đủ về nội dung của tài liệu hướng dẫn hay không; HTK có được xác định và cách ly để loại trừ rủi ro nhầm lẫn giữa các loại hàng không; Các nhân viên có được yêu cầu ký vào các phiếu, thẻ,… kiểm kê không; Các tài liệu hướng dẫn có bao gồm các thông tin cần thiết và các thủ tục thực hiện liên quan đến việc chia cắt niên độ một cách chính xác không; Các thủ tục có đảm bảo để ghi nhận độc lập và mô tả đầy đủ về hàng ký gửi, hàng lỗi thời, nguyên liệu không thể bán hoặc sử dụng, nguyên liệu bị hư, kém phẩm chất hay dư thừa, vật liệu dùng để sửa chữa? …

Về nhân viên tham gia kiểm kê: Việc kiểm kê có được giám sát bởi 1 người độc lập không thuộc phòng mua hàng, kế toán, kho? Những nhân viên tham gia kiểm kê có thông thạo và hiểu biết về công việc kiểm kê, hàng hóa không?

- KTV quan sát tổng quan kho hàng, nhận diện các chủng loại HTK, khu vực bảo quản, lưu trữ. Đánh giá chung về cách lưu trữ, sắp xếp và các Kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với kho hàng.

+ Việc sắp xếp có đảm bảo dễ tìm, dễ kiểm đếm hay không; Việc sắp xếp có đảm bảo an toàn cho tài sản hay không; Việc bảo quản hàng tồn kho (nhất là các loại hàng dễ hư hỏng, loại hàng có giá trị lớn) có đảm bảo hay không; Đối với các loại hàng có hạn sử dụng thì việc sắp xếp đã đảm bảo hàng sẽ được xuất kho theo thứ tự hạn sử dụng chưa, đảm bảo không có hàng quá hạn sử dụng hoặc tồn kho lâu ngày, DN có thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa và theo dõi hàng hóa hư hỏng ở khu vực riêng nếu được phát hiện, thủ kho có thực hiện việc đối chiếu HTK thực tế và sổ sách để đảm bảo phát hiện chênh lệch hay không? …

- Quan sát và mô tả lại quy trình kiểm kê thực tế của đơn vị và so sánh với kế hoạch kiểm kê và tài liệu hướng dẫn kiểm kê (lưu ý: ghi nhận lại số lượng các loại HTK hỏng, lỗi thời, không sử dụng, HTK được đánh giá là có giá bán giảm hoặc thấp hơn giá vốn, HTK đang được cầm cố, thế chấp..). Phỏng vấn với thủ kho để hiểu rõ về cách thức bảo quản hàng tồn kho, quản lý hàng hóa và tránh mất cắp, gian lận. Trao đổi với KH về hàng nhận ký gửi, hàng đã bán cho KH nhưng vẫn để tại kho,... và ghi chú những trường hợp này khi thực hiện các thủ tục kiểm toán sau này.

+ Có hàng nhận ký gửi hoặc giữ hộ không; Hàng của đơn vị có để tách riêng với hàng nhận ký gửi/giữ hộ không; Có các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy, nổ, trộm cắp  không;…

- Đếm lại và thống nhất số liệu nếu có chênh lệch. Đề nghị nhân sự tham gia kiểm kê phía DN ký xác nhận số lượng thực tế đã thống nhất.

+ Các mặt hàng đã kiểm kê rồi có được đánh dấu không? Cách đánh dấu? Có lập phiếu kiểm kê không?,….

- Kiểm tra các phiếu nhập và xuất gần nhất trước và sau kiểm kê để đảm bảo không có sự luân chuyển HTK trong kiểm kê.

- Mô tả và đánh giá cách thức tổng hợp kết quả kiểm kê của đơn vị.

- Kết luận chung về cuộc kiểm kê, nhận xét về các khiếm khuyết trong KSNB đối với HTK cần trao đổi với đơn vị.

Qui trình kiểm kê muốn đạt được hiệu quả cần đạt các mục tiêu trên và đảm bảo qui trình kiểm kê đúng và phủ hợp cho từng doanh nghiệp. Để tiết kiệm thời gian cho kinh doanh, bán hàng và nhân lực cho việc tự kiểm kê, báo cáo quản lý kho hàng, tránh nguy cơ mất tính độc lập, thông đồng, bao che doanh nghiệp của bạn có thể thuê “dịch vụ kiểm kê” từ một bên thứ ba độc lập và cung cấp dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng nhằm tiết kiệm ngân sách, thời gian, nhân sự và tăng tính chính xác mà vẫn mang lại hiệu quả tốt.

Với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của chúng tôi, việc cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc kiểm kê của bạn là mục đích và phương châm chúng tôi hướng tới. Chất lượng và sự tận tâm trong việc cung cấp dịch vụ sẽ khiến bạn hài lòng và đạt được các yêu cầu khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.