Cách tra cứu thông tin hóa đơn nhanh và chính xác
Tra cứu hóa đơn là việc làm cần thiết để kiểm tra xem doanh nghiệp. Để biết được hóa đơn doanh nghiệp mình đã phát hành thành công hay chưa. Hoặc muốn kiểm tra thông tin các hóa đơn của đối tác có hợp lệ hay không. Bạn có thể tra cứu hóa đơn GTGT Tổng cục thuế trên website rất tiện lợi. Dưới đây, Phương Nam sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu thông tin hóa đơn nhanh và chính xác nhất.
Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?
Theo Điều 9 Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP nêu rõ như sau:
- Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4. Các Điều 6, 7, 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
- Hóa đơn điện tử không hợp pháp
Khi không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này. Hoặc thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Các trường hợp cần tra cứu thông tin
Tra cứu hoá đơn trên trang Tổng Cục Thuế được sử dụng trong các trường hợp sau:
– Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành HĐĐT.
– Trường hợp 2: Trước khi hạch toán, kê khai hoá đơn kế toán. Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.
Cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử GTGT
- Truy cập Website Tra cứu Hóa đơn
Truy cập vào website tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Và chọn “Thông tin hoá đơn / Tra cứu một hoá đơn”. Các thông tin về hoá đơn, biên lai bao gồm:
– Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai
– Thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn.
Lưu ý:
Biên lai không còn giá trị sử dụng là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động. Hoặc hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn. Biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế.
- Nhập thông tin
Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”. Bạn có thể chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn. Nếu tra cứu nhiều hóa đơn cần chuẩn bị 1 file excel thông tin những hóa đơn cần tra cứu.
Điền đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*). Đó là các thông tin bắt buộc phải điền. Sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhanh và chính xác nhất
- Kiểm tra kết quả tra cứu hóa
Bạn cần đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu để xem hóa đơn hợp pháp hay không. Bao gồm:
– Đối chiếu mẫu số hóa đơn.
– Đối chiếu ký hiệu hóa đơn.
– Các đối chiếu về số lượng phát hành, từ số nào đến số nào.
– Đối chiếu ngày hóa đơn với ngày bắt đầu được sử dụng xem hợp lý chưa.
Cụ thể như sau:
Trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế. Thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua. Mà không có thông tin Hóa đơn.
– Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng. Với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp.
– Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì. Vì đó là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.
Ví dụ:
Hóa đơn phát hành từ số 1 đến số 200. Nhưng hóa đơn cần tra cứu là số 202 thì hóa đơn này không hợp pháp.
Hóa đơn bắt đầu sử dụng là ngày 30/10/2019. Nhưng hóa đơn cần tra cứu là ngày 29/10/2019 thì hóa đơn này không hợp pháp.
Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Nếu trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin về. Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc Thông tin hóa đơn. Thì HĐĐT bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể trường hợp đó DN chưa thông báo phát hành hóa đơn. Hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin.
Giải pháp:
– Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại. Xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn đó chưa. Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi. Thì chụp ảnh cho xin thông báo được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Hoặc có thể do bạn đang mở qua trình duyệt google chrome, coccoc... Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
Kết luận:
Vừa rồi là những chia sẻ của Phương Nam về cách tra cứu thông tin HĐĐT. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn có thắc mắc về các dịch vụ kế toán liên quan khác. Hãy liên hệ với Phương Nam để được tư vấn tận tình và miễn phí nhé. Chúc bạn thành công!
